У діловому мовленні (і в усному, і в писемному) лексичні скорочення функціонують як самостійні слова. Щоб не припуститися помилок при вживанні їх у ділових паперах, слід дотримуватися правил правопису складноскорочених слів:
1) з великої літери пишуть складноскорочені слова, які вживають на позначення установ як власні назви, тобто одинично: Укрінформ, Укрпрофспілка, Укргаз, Держкіно, Нацбанк;
2) з малої літери пишуть складноскорочені слова, які стали родовими назвами: облвно, міськрада;
3) назви, утворені з початкових букв імен власних і загальних, пишуть великими літерами, без крапок. Вони не відмінюються: ООН, ТЕЦ;
4) абревіатури, які утворено від загальних назв і вимовляють, як звичайні слова, пишуть малими літерами: неп – непу, рагс – до рагсу. Такі слова звичайно відмінюють.
Так само відмінюють ініціальні (складені з перших літер або перших звуків слів). Скорочення типу БАМ, а їх закінчення приєднуються до останньої літери абревіатури без будь-якого знака: з БАМу, на БАМі, з ВАКу, ВАКом.
Від абревіатур слід відрізняти графічні скорочення, які вимовляються повністю і скорочуються лише на письмі: доц.(доцент), к.т.н. (кандидат) технічних наук), проф. (професор).
Типи графічних скорочень
Графічні скорочення поділяють на кілька типів:
- крапкові: м. (місто), р.(рік);
- дефісні: р-н (район), вид-во (видавництво);
- дробові: а/с (абонентська скринька), в/ч (військова частина);
- курсивні: на позначення фізичних величин, валют та ін. (лише після цифрових назв) – 45 т, 250 грн (крапка не ставиться);
- комбіновані: півд.– східн.
У ділових паперах можна використовувати лише загально-нормативні графічні скорочення, не перевантажуючи ними текст. Необхідно дотримуватися правил їх творення і оформлення.
1) Не можна скорочувати:
- псевдоніми (не Мирний, а Панас Мирний, не Л. Українска, а Леся Українка);
- подвійні прізвища (не К.-Карий, а Карпенко-Карий, не Г.-Артемовський, а Гулак-Артемовський);
- слова на голосну, якщо вона не початкова в слові (наприклад, о. – острів), і на ь: Наприклад, слово спеціальний може бути скорочене: спец., спеціальн.
2) При збігу двох однакових приголосних скорочення треба ро-бити після першого приголосного: карданний вал – кардан. вал.
3) За збігом двох і більше приголосних скорочення можна робити як після першого, так і після останнього приголосного: невід΄ємний – невід΄єм., невідємн.
4) Скорочення у множині типу роки, томи записують двома першими літерами: рр., тт.
5) Скорочуючи словосполучення, зберігають написання великих та малих літер, дефісів: Південно-Західна залізниця – Півд.-західн. залізниця.
6) На місці скорочення ставлять крапку: обл. (область), п. (пункт).
7) У одному тексті треба вживати скорочення лише в одній формі. Наприклад, скорочення слова товариш має бути вжито або у формі т., або в формі тов.
Таким чином, лексичні й графічні скорочення, якщо ними правильно користуватися, виконують дуже важливу функцію – допомагають створювати стислий, лаконічний текст без втрат інформаційного наповнення.